Hatha Contabilidade

Acesso à Área Restrita

Informativos

Informativos

Notícias

Informativos

Informativo Mensal

Agenda

Obrigações Fiscais e Trabalhistas

Artigo

Dicas de como guardar os Documentos Contábeis

Geralmente pode-se usar pastas tipo A-Z, se preferir pode separar com sacos plásticos para garantir melhor conservação. Também no caso de pagamentos é bom tirar cópias dos cupons pois com o passar tempo eles apagam. Um método interessante de arquivo também é a digitalização, assim seus arquivos estarão disponíveis sempre em backups.

Antes de arquivar, lembrar de enviar para o Hatha Contabilidade, para que sejam contabilizados.

Obs:
Estes documentos não deverão ser retirados das pastas sem motivo e quando retirados, deixar anotado quem tirou e a data, e após o uso, voltar a arquivá-las na mesma ordem.

Documentações Trabalhistas:

  • 01 Pasta para documentação de funcionários (Colocar contratos, cópia de documentações e exames médicos exigidos pelo M.T.E)
  • 01 Pasta para colocar folhas de pagamento e contracheques (Lembrar de separar por competência*)
  • 01 Pasta para arquivar FGTS, lembrar de arquivar guia de pagamento junto com protocolo, RE e Demonstrações de Contribuições devidas a Previdência social (Obs: Destacar a guia de pagamento de FGTS pode causar má interpretação do Ministério do Trabalho e Receita Federal, pois nas fiscalizações ele deve ser apresentado completo).
  • 01 Pasta para arquivar INSS
  • 01 Pasta para arquivar IRRF
  • 01 Pasta para arquivar Férias (pode colocar junto das folhas de pagamento também, mas respeitando a ordem de competência*)
  • 01 Pasta para arquivar Rescisões (Rescisões com comprovante de entrega de seguro desemprego, Multa Rescisória completa)

Lembrar de deixar Livro de empregados e de inspeção de trabalho sempre na empresa. Enviar para contabilidade sempre que tiver alguma atualização a ser feita.

Tempo exigido para arquivamento de Folhas de pagamento, INSS e FGTS:
30 anos
Tempo exigido para arquivamento de Documentações Fiscais:
6 anos.

Pasta para arquivar Impostos Fiscais, separados por tipo e competência*.

Caixa:
Separar arquivos também por competência*, fazer na capa de cada mês uma relação de todas as movimentações realizadas por ordem de dia e observações necessárias.

--

*Competência: Mês e ano.

Links Úteis

Secretarias de Tributação